如何讓會(huì)議更高效？

作者：簡寧

 

    相關(guān)部門的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示：在老板一周55小時(shí)工作時(shí)間里，大約有18小時(shí)用于開會(huì)。剩下的時(shí)間中，有3個(gè)多小時(shí)用于通電話，5小時(shí)用于商務(wù)會(huì)餐，每周自由安排的時(shí)間僅有6小時(shí)。那么，如何讓會(huì)議更高效呢？

 

    1.善于授權(quán)。有研究發(fā)現(xiàn)，如果老板的直接下屬很多，這個(gè)老板又不善于授權(quán)，總親自插手公司的內(nèi)部運(yùn)作，那么，這家公司的內(nèi)部會(huì)議就較多較長。

 

    2.在正確的會(huì)議節(jié)點(diǎn)做決策。老板應(yīng)該緊盯會(huì)議之間的邏輯關(guān)系，避免開同樣的會(huì)。最好設(shè)計(jì)一個(gè)合理而高效的會(huì)議體系，在正確的會(huì)議節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行有效決策，而不僅僅把會(huì)議當(dāng)成獲取信息的渠道。開會(huì)而沒有決議，就是讓事情更加復(fù)雜，最終難免癱瘓。

 

    3.一定要設(shè)立會(huì)議日程表。如果你沒有時(shí)間，一定要讓秘書給你制定一個(gè)會(huì)議日程表。早晨上班的第一件事，就是看一下你的會(huì)議日程表，然后從中畫掉不重要的會(huì)議，來處理最緊急、最重要的事務(wù)。

 

    4.合并會(huì)議。除畫掉不重要的會(huì)議外，還要看一下有哪些會(huì)議必須召開而又可以合并在一起。

 

    5.將會(huì)議改為私下溝通。有一些老板很少召開長時(shí)間的面對面會(huì)議，而是“進(jìn)行經(jīng)常性的反復(fù)接觸”，親自與相關(guān)人員面談，或通過發(fā)送短信、即時(shí)消息和視頻聊天等方式溝通，節(jié)省了開會(huì)時(shí)間。

 

    6.是否召開會(huì)議，“利”字當(dāng)頭。日本人開會(huì)愛斤斤計(jì)較，老板在做會(huì)議時(shí)間安排時(shí)，可以學(xué)下日本人，多打一下算盤，看一下會(huì)議成本。這里的“利”字，不僅是開會(huì)的金錢成本，還有人力成本、時(shí)間成本等，合計(jì)起來就十分驚人了。有了這樣的成本核算，哪些會(huì)該開，哪些不該開，也就清楚了。